Que el debe y el haber coincidan no demuestra que la contabilidad esté completa. Un cargo sin factura, un abono olvidado o un pago mal asignado pueden pasar meses sin dar la cara.
Abres el mayor de un proveedor y aparece que le debes 3.800 euros. Sin embargo, recuerdas perfectamente haberle pagado.
Buscas en el banco y ahí está la transferencia.
Entonces, ¿por qué sigue apareciendo la deuda?
Empiezas a tirar del hilo y descubres que el pago se contabilizó en otra cuenta. O que falta una factura. O que hay un abono que nadie registró.
La contabilidad cuadraba antes de descubrirlo y seguirá cuadrando después de corregirlo.
Ese es uno de los problemas de confiar demasiado en que “las cuentas cuadran”.
Una factura que no llega no avisa
Una asesoría contabiliza las facturas que recibe. El problema está en las que no recibe.
En una farmacia esto es bastante fácil que ocurra. Hay cooperativas, laboratorios, compañías de seguros, suministros, alquileres, reparaciones, informática, servicios profesionales, renting y un buen número de pequeños proveedores.
Unas facturas llegan por correo. Otras hay que descargarlas de una web. Alguna se queda en el correo del titular. Otras simplemente no aparecen.
Si una factura no llega, el programa contable no levanta la mano para avisar.
Lo que sí puede aparecer es el pago en el banco.
Por eso revisar el banco sirve para bastante más que contabilizar movimientos. También permite localizar gastos de los que falta documentación.
Un cargo conocido y periódico es fácil de identificar. Los problemas suelen estar en los movimientos menos evidentes: una cantidad distinta a la habitual, un proveedor con el que se trabaja poco, una reparación, un seguro anual o una compra puntual.
Este problema se agrava cuando la documentación llega con retraso. Ya lo vimos en Cuando la factura llega tarde, la decisión ya está tomada: cuanto más tiempo pasa, más difícil resulta saber qué ocurrió y para qué se hizo determinado pago.
Los saldos de proveedores también dan pistas
Hay otra comprobación que suele dar resultados: mirar qué dicen las cuentas de los proveedores.
Si un laboratorio cobra por domiciliación y su cuenta presenta una deuda antigua, algo merece una revisión.
Quizá la deuda exista. También puede faltar un pago, haberse contabilizado en otra cuenta o existir una factura duplicada.
Los saldos demasiado antiguos son especialmente sospechosos.
Cuando una factura lleva dos años figurando como pendiente de pago y nadie la reclama, conviene averiguar por qué sigue ahí.
Lo mismo ocurre con los saldos a favor de la farmacia. A veces corresponden a un abono correcto. Otras veces son consecuencia de una contabilización equivocada.
Son pequeñas señales que permiten detectar errores sin tener que revisar toda la contabilidad desde cero.
Con los abonos es todavía más fácil despistarse
Las facturas llaman más la atención porque hay que pagarlas.
Los abonos pueden pasar inadvertidos.
Un laboratorio emite un abono por una devolución, una campaña o una regularización. Puede descontarlo de la siguiente liquidación y el dinero nunca aparecer como un ingreso separado en el banco.
Si ese documento no llega a contabilidad, nadie lo echa de menos.
Hasta que intentas cuadrar la cuenta del proveedor.
Por eso, cuando existe mucho movimiento con determinados laboratorios o distribuidores, disponer de sus relaciones de facturas y abonos puede ser muy útil. Permite comparar lo que ellos tienen registrado con lo que ha llegado a la asesoría.
El banco tampoco tiene siempre razón
Aquí hay que tener cuidado.
Que aparezca un cargo en la cuenta de la farmacia no significa que tengamos delante un gasto deducible.
Puede ser una transferencia entre cuentas, una cuota de un préstamo, una retirada del titular o un gasto particular pagado por error desde la cuenta de la farmacia.
El banco ayuda a localizar movimientos. Después hay que saber qué son y cómo deben contabilizarse.
Es algo que también expliqué en La tarjeta de la farmacia lo paga todo. Hacienda no lo ve todo igual: que el dinero salga de una cuenta de la farmacia no convierte automáticamente ese pago en un gasto de la actividad.
El problema llega cuando utilizas esos números para gestionar
Una factura que falta puede tener poca importancia por sí sola.
Cuando faltan varias, el efecto cambia.
Las compras pueden aparecer por debajo de su importe real. Un proveedor puede mostrar un saldo que no corresponde. Los gastos pueden estar incompletos y el beneficio contable resultar mayor de lo que debería.
Y esos son los números que luego utilizas para comparar con el año anterior, analizar gastos, anticipar el cierre fiscal o decidir cuánto dinero puede salir de la farmacia.
Esto último es especialmente importante. Un beneficio contable no significa que todo ese dinero esté disponible. Lo explicaba en Tu farmacia da beneficios. ¿Cuánto de ese beneficio es realmente tuyo?.
Si, además, faltan gastos o hay saldos mal contabilizados, la cifra sobre la que estás tomando la decisión puede ser incorrecta.
La comprobación que muchas veces falta
Cuando termina un periodo contable es habitual comprobar que las facturas recibidas están contabilizadas.
Yo añadiría otra comprobación: buscar si existen operaciones que deberían tener factura y no la tienen.
Para eso sirven los extractos bancarios, los saldos de proveedores, las relaciones de facturas de los principales laboratorios y cualquier otro documento que permita contrastar la información.
No hace falta revisar cada movimiento de la farmacia todos los meses con lupa.
Sí conviene investigar aquello que no encaja.
Un proveedor con un saldo extraño, un cargo sin factura, un abono que no aparece o una deuda antigua pueden llevar directamente hasta un error que llevaba meses allí.
También conviene comprobar que el resultado tiene sentido con lo que está ocurriendo en la farmacia. A veces la diferencia entre beneficio y dinero disponible tiene una explicación perfectamente normal, como sucede cuando aumenta el stock. Lo vimos en Has comprado más y tienes menos dinero. ¿Por qué ha subido el beneficio?.
Una contabilidad puede estar perfectamente cuadrada y seguir incompleta.
Y si queremos utilizarla para saber cómo va realmente la farmacia, hay que comprobar también lo que puede haberse quedado fuera.
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Si quieres comprobar si la contabilidad de tu farmacia refleja realmente todos los movimientos, puedo revisar contigo los saldos, los bancos y la documentación pendiente.