Es una de las situaciones que más desconcierta al titular de una farmacia. Los proveedores han cobrado, la cuenta corriente ha bajado y, al revisar la PyG, el resultado mejora. Antes de pensar que la contabilidad está mal, conviene mirar qué ha pasado con las existencias.
Me encuentro esta situación con bastante frecuencia cuando reviso una cuenta de resultados con un cliente. Ha habido meses de muchas compras, se han pagado campañas o pedidos importantes y el banco está peor que al principio del trimestre. El titular da por hecho que el beneficio habrá bajado. Cuando ve que ha subido, lo primero que piensa es que hay un error.
Puede haberlo, por supuesto. Por eso hay que revisar las ventas, las compras, los abonos y el margen. Pero si esos datos cuadran, casi siempre queda una partida que explica buena parte de la diferencia: el inventario.
La mercancía se ha pagado, pero sigue en la farmacia
En una farmacia, el pago al proveedor y el gasto que termina afectando al resultado no avanzan siempre al mismo ritmo. La factura se paga ahora. El producto puede tardar semanas o meses en venderse.
Cuando llega el cierre, parte de lo comprado continúa en el almacén, en los cajones o en la exposición. Ese producto sigue siendo de la farmacia. Por eso, para calcular el consumo del periodo, no basta con sumar las facturas de compra. También hay que tener en cuenta las existencias que había al principio y las que quedan al final.
La Agencia Tributaria lo plantea de forma bastante clara: si las existencias finales son mayores que las iniciales, la diferencia ajusta al alza el rendimiento. El motivo es sencillo. Hay mercancía comprada durante el año que todavía no se ha consumido.
Este ajuste no significa que Hacienda cobre por llenar el almacén. Significa que no se puede considerar consumida toda la compra cuando una parte sigue dentro del negocio.
Un ejemplo con números
Supongamos que una farmacia empieza el año con 180.000 euros de existencias. Durante el periodo compra por 900.000 euros y, al cierre, el inventario asciende a 220.000 euros.
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Concepto |
Importe |
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Existencias al 1 de enero |
180.000 € |
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Compras acumuladas |
900.000 € |
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Existencias al cierre |
220.000 € |
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Consumo del periodo |
860.000 € |
El stock ha aumentado en 40.000 euros. Aunque esos 40.000 euros están incluidos en las facturas pagadas, la mercancía continúa en la farmacia. El consumo que corresponde al periodo es de 860.000 euros, no de 900.000.
Si se llevaran los 900.000 euros completos contra el resultado sin ajustar el inventario, el beneficio quedaría reducido en 40.000 euros. Esa sería una fotografía incorrecta, porque la farmacia todavía conserva productos por ese importe.
Aquí aparece la diferencia entre lo que ve el titular en el banco y lo que refleja la PyG. La cuenta corriente ya recoge el pago. La cuenta de resultados, en cambio, intenta medir el coste de lo que se ha vendido.
La dificultad está en la tesorería
Desde el punto de vista financiero, el titular tiene razón cuando dice que ese beneficio no está disponible. El dinero salió al pagar al proveedor y no volverá hasta que la mercancía se venda. Si la compra cubre muchos meses, la espera puede ser larga.
Ahí es donde una buena condición comercial puede complicar la caja. Un 10+2, un rappel o un descuento por volumen pueden ser interesantes, pero dependen de la cantidad que obliga a comprar y del tiempo que tardará en salir el producto. El precio por unidad mejora desde el primer día; la tesorería, no.
Una campaña puede estar bien negociada y, aun así, ser demasiado grande para esa farmacia. También puede ocurrir que el margen sea correcto, pero que el pedido se haya adelantado varios meses. En ambos casos habrá más producto, menos saldo y una sensación bastante lógica de que el beneficio que muestra la contabilidad no se puede tocar.
Cuando además llega un pago fiscal, el problema se nota más. Los impuestos se pagan con dinero. El stock puede explicar el resultado, pero no resuelve la falta de liquidez.
El inventario del programa hay que revisarlo
Para que todo esto tenga sentido, la cifra de existencias debe ser razonable. Y ese es otro punto en el que conviene detenerse, porque el listado del programa no siempre coincide con la realidad de la farmacia.
Puede haber unidades mal dadas de alta, devoluciones pendientes, productos caducados, roturas, diferencias en la recepción de pedidos o referencias que figuran en el sistema y ya no están físicamente. También hay que comprobar que el inventario esté valorado al coste de adquisición y no al precio de venta.
No hace falta desconfiar de todo el programa. Sí hace falta revisar las diferencias importantes y no aceptar una cifra solo porque sale impresa. Un error de inventario afecta al margen y al beneficio. Si la desviación es grande, también altera la previsión fiscal.
En farmacias con mucho movimiento es normal que el inventario teórico y el físico no coincidan al céntimo. Lo preocupante es que nadie sepa explicar una variación relevante o que el stock aumente trimestre tras trimestre mientras las ventas permanecen estables.
Cómo lo trataría en un cierre trimestral
No es práctico hacer un inventario físico completo cada tres meses. Para una PyG trimestral se suele trabajar con el stock del programa, la evolución del margen, las compras y las ventas. Con esos datos se obtiene una estimación que sirve para gestionar la farmacia y anticipar el cierre anual.
Esa estimación debe actualizarse de forma acumulada. Por ejemplo, si al 31 de marzo se estimó que las existencias habían aumentado 15.000 euros y, al revisar el semestre, la mejor estimación a 30 de junio es un aumento acumulado de 35.000 euros, la PyG del semestre debe recoger 35.000. El efecto propio del segundo trimestre será de 20.000 euros.
Si en el primer trimestre se utilizó una cifra demasiado prudente y después aparecen datos mejores, se corrige en el segundo. No tiene sentido mantener la estimación anterior solo para que los dos trimestres queden parecidos. La referencia es la situación acumulada a la fecha del cierre.
Esto es especialmente importante cuando el análisis trimestral se utiliza para prever impuestos. Una estimación de stock demasiado baja puede hacer creer que el beneficio es menor y provocar una sorpresa al final del año. Una estimación exagerada hace lo contrario y tampoco ayuda a gestionar.
El 31 de diciembre la cifra tiene que apoyarse en un inventario real y correctamente valorado. Las estimaciones trimestrales sirven para no llegar a ese día a ciegas; no sustituyen el trabajo de cierre.
Qué revisaría antes de dar por bueno el beneficio
Cuando el resultado sube y la caja no acompaña, yo empezaría comparando el stock actual con el del inicio del año. Después miraría qué parte del aumento viene de campañas, pedidos por volumen o productos que han perdido rotación. También revisaría el margen, porque a veces el problema no está solo en cuánto se ha comprado, sino en cómo se están registrando descuentos, abonos y rappels.
Hay otra comprobación sencilla que suele dar mucha información: traducir el inventario a días de venta. Una cifra de stock aislada dice poco. Saber para cuántos días o meses hay producto permite valorar si el aumento es normal o si la farmacia se ha cargado más de la cuenta.
En este punto enlaza directamente con la gestión de compras. Si quieres profundizar, puedes consultar cuántos días de venta conviene tener según el tipo de producto, cuándo revisar los mínimos y los pedidos y cómo saber si una oferta realmente compensa.
Conclusión
Que la cuenta bancaria haya bajado no demuestra que la farmacia haya ganado menos. Puede haber pagado compras que siguen pendientes de venta. Si el inventario aumenta, esa mercancía permanece dentro del negocio y el resultado puede salir más alto de lo esperado.
La contabilidad está recogiendo una realidad que el banco no muestra: parte del dinero se ha convertido en producto. El problema aparece cuando se ha comprado con demasiada antelación o en una cantidad que la farmacia tardará mucho en vender. Entonces el beneficio puede ser correcto y la tesorería estar muy ajustada.
Por eso, cuando el resultado sorprende, no conviene tocar la cifra de existencias para que salga algo más cómodo. Conviene revisar el inventario, comprobar el margen y entender qué compras han llevado a esa situación. La respuesta suele estar ahí.
En Valtai Asesores
En Valtai Asesores reviso la farmacia con una visión contable, fiscal y laboral. Desde la asesoría contable para farmacias analizo el stock, las compras, el margen y la tesorería. La asesoría fiscal para farmacias permite anticipar cómo afectan esas cifras a los pagos de impuestos. Y desde la asesoría laboral para farmacias reviso los costes de personal, las sustituciones y la organización de la plantilla, que también influyen en el resultado y en la caja.
Si la PyG de tu farmacia muestra más beneficio, pero el banco dice otra cosa, puedes solicitar una revisión inicial y veremos de dónde sale la diferencia.
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