El cargo en el banco y la factura a nombre del titular prueban que hubo un pago. Que sea deducible es otra cuestión: depende de para qué sirvió ese gasto y de si se puede justificar.
Hay una conversación que se repite cada vez que revisamos la contabilidad. Aparece un cargo en el banco, el titular confirma que lo pagó con la tarjeta de la farmacia y enseña la factura. Luego llega la pregunta de siempre: “¿esto me lo puedo deducir?”.
El banco acredita el pago. La factura identifica la operación. Pero para el IRPF hace falta algo más: que el gasto tenga relación con la actividad, que esté registrado y bien imputado, y que se pueda justificar. Mejor aclarar las dudas con la compra todavía reciente que meses después, al preparar la Renta.
Para el banco, un cargo es un cargo
Un lunes cualquiera pueden salir 300 euros para un servicio informático y otros 300 para una compra particular. En el extracto son dos movimientos idénticos. Para Hacienda, no tienen nada que ver el uno con el otro.
Mezclar pagos personales y profesionales complica luego la revisión, sobre todo las compras online y las suscripciones, que meses después ya nadie recuerda para qué eran. Llevar al día la contabilidad de la farmacia significa precisamente eso: aclarar cada operación mientras el titular todavía se acuerda de qué compró y por qué.
El destino del gasto manda sobre la factura
La factura es necesaria en muchos casos, pero no cambia el uso real de lo comprado. Un ordenador utilizado para el programa de gestión, la gestión bancaria y la administración de la farmacia tiene un encaje claro como gasto deducible. Uno que acaba en el salón de casa y usa toda la familia, no — por mucho que la factura lleve los datos fiscales del titular.
Pasa mucho con las compras por internet: la descripción del ticket es genérica y el cargo del banco, más todavía. Basta con guardar el justificante y anotar dos líneas sobre qué se compró — así no hay que adivinarlo seis meses después.
Teléfono, coche y comidas: donde empiezan las dudas
Si hay una línea exclusiva para la farmacia, no hay mucho que discutir. El lío empieza cuando el mismo móvil sirve para el trabajo y para todo lo demás. Cuando se pueda, separar las líneas ahorra muchas explicaciones después.
Con el coche hay que pisar el freno. Las reglas de afectación de los turismos en IRPF son de las más restrictivas que existen: usarlo de vez en cuando para ir al banco o hacer un recado de la farmacia no basta para deducir automáticamente el combustible, el seguro o las reparaciones.
Con las comidas hay más matices todavía. La manutención del titular puede deducirse, sí, pero con condiciones: que ocurra dentro de la actividad, en un bar o restaurante, pagada con tarjeta o transferencia — nunca en efectivo — y sin superar los límites que marca la normativa. Que se pague con la tarjeta de la farmacia no prueba, por sí solo, que la comida estuviera relacionada con la actividad. Y en los viajes rige la misma lógica: hay que separar lo profesional de lo particular.
Los pequeños cargos son los que más trabajo dan después
Las facturas grandes se reconocen a la primera. El lío está en la suscripción de turno, el aparcamiento, esa compra de 48 euros en internet o la comida de la que ya nadie recuerda el motivo. Multiplicado por doce meses, ese goteo termina obligando a revisar la contabilidad línea por línea — algo de lo que ya hablamos en «Cuando la factura llega tarde, la decisión ya está tomada».
El recargo de equivalencia, el gran olvidado
Por norma general, el titular de una oficina de farmacia está acogido al recargo de equivalencia. Eso significa que el IVA soportado y el propio recargo no se recuperan en las liquidaciones de IVA. Cuando la compra corresponde a la actividad, esos importes forman parte del gasto o del coste a efectos del rendimiento. Aplicarlo bien es trabajo de la asesoría contable para farmacias: si se hace mal, el coste real de las compras queda distorsionado.
Quitar el gasto por si acaso también sale caro
Dejar fuera un gasto dudoso es la opción cómoda, pero tiene un coste: el titular acaba pagando IRPF sobre un beneficio más alto del que tuvo en realidad. Cuando el gasto pertenece a la actividad, está documentado y cumple los requisitos, lo que corresponde es analizarlo y deducirlo. Es el mismo criterio que aplicamos desde la asesoría fiscal para farmacias y desde la contabilidad.
Una comprobación sencilla antes de cerrar el mes
Cuando un pago está a medio camino entre lo profesional y lo particular, hay un truco que funciona: imaginar que Hacienda pregunta por él dentro de dos años. ¿Qué se compró? ¿Para qué lo necesitaba la farmacia? ¿Qué documento lo demuestra? Si la única respuesta que se te ocurre es «se pagó con la tarjeta de la farmacia», ese gasto merece una revisión antes de cerrar la contabilidad.
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Así trabajamos en Valtai Asesores: cuando aparece un gasto dudoso, lo aclaramos mientras la operación está reciente y dejamos por escrito el criterio que hemos aplicado. El objetivo es deducir los gastos que corresponden, sin acumular cargos difíciles de defender el día de mañana. Si quieres revisar cómo se están tratando estos gastos en tu farmacia, puedes empezar por una revisión inicial para farmacias. |
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Revisar cada gasto cuando todavía está reciente evita dejar fuera gastos que sí son deducibles y tener que justificar después cargos que no deberían haberse llevado a la actividad.