Qué revisar antes de dar por buena la cifra de existencias y qué preparar para el cierre fiscal.
Pregunta a cualquier titular cuánto stock tiene y te dará la cifra del listado del programa de gestión. Es lógico fiarse de ella, porque el programa apunta cada entrada y cada venta.
Lo que el programa no recoge son los caducados que se retiraron sin darlos de baja, las devoluciones que se quedaron a medias o el producto que algún laboratorio tiene en depósito en la farmacia. Durante el año apenas se nota, pero el 31 de diciembre esa cifra entra en el cálculo del rendimiento sobre el que tributa el titular.
La cifra del 31 de diciembre y el IRPF
En «Has comprado más y tienes menos dinero» expliqué cómo entran las existencias finales en el resultado: cuanto más alto es el inventario de cierre, mayor es el beneficio.
Pongamos una farmacia cuyo programa marca 210.000 euros de existencias al cierre. Al revisarlo aparecen 12.000 euros de producto que se caducó o se rompió durante el año, que el proveedor no va a admitir y que no se puede recuperar de ninguna otra forma, y la farmacia lo tiene documentado. Si esos 12.000 euros se quedan en el inventario, el rendimiento sale 12.000 euros más alto de lo que es. Con un tipo marginal del 45 %, que tomo como hipótesis, son unos 5.400 euros más en la liquidación anual del IRPF por mercancía que ya no vale nada.
Si al revisar salen diferencias de años anteriores, conviene hablarlo con la asesoría antes de tocar nada. La forma de corregirlas depende de su origen, y puede que no se lleven enteras al año en que se descubren.
Dónde suele estar la diferencia
Casi siempre empiezo por los caducados y los rotos. Lo primero es saber si se pueden devolver. Si el proveedor admite la devolución, hay que comprobar qué importe recuperará la farmacia, porque puede ser solo una parte, y lo que no se recupere es pérdida. El producto que no se va a recuperar sale del inventario, y conviene guardar el justificante de su retirada o destrucción. Para que no se acumulen hasta diciembre ayuda mucho la revisión de caducidades que propongo en gestión de stock semanal.
En las devoluciones de diciembre, la cubeta tiene que estar aceptada por el proveedor o las condiciones pactadas tienen que dar derecho al abono. En ese caso se registran a la vez la salida del producto y el abono pendiente. Si solo se quita el producto del inventario, el margen del año queda descuadrado.
Con el producto en depósito, lo que cuenta es el acuerdo con el laboratorio. Que falte la factura, que no se haya pagado o que el laboratorio facture más tarde son cosas que también ocurren en una compra normal. Si el acuerdo establece un depósito real y el laboratorio conserva el control de la mercancía hasta que se vende, las unidades pendientes quedan fuera de tus existencias. Si se metieron como compra por error, se corrigen la compra y el inventario a la vez. El producto tuyo que está en otro local o en un almacén fuera de la farmacia sí se cuenta.
Las muestras gratuitas sin valor comercial quedan fuera. Las unidades de una bonificación tipo 10+2 se cuentan, porque son mercancía tuya: el coste de la compra se reparte entre las doce.
También hay que revisar las mermas y los hurtos. Si el programa sigue mostrando unidades que ya no están en la farmacia, se regularizan las diferencias y se guarda la documentación que permita justificar su origen.
El precio de valoración
El inventario se valora a coste de adquisición: el precio de factura menos los descuentos y rappels que correspondan a esa compra, más los gastos directamente vinculados a ella y los impuestos que no se recuperan. En las compras sujetas al recargo de equivalencia, el IVA y el recargo no recuperables forman parte de ese coste.
Para los productos que se compran una y otra vez se aplica el coste medio ponderado o el método FIFO, en el que las primeras unidades que entran son las primeras que salen. Elijas el que elijas, hay que aplicarlo siempre igual. Antes de sacar el listado, mira qué precio usa el programa, porque muchos dejan elegir entre PVP, PVL o último precio de compra. El PVP incluye un margen que aún no se ha ganado, y el último precio de compra solo sirve si coincide con el criterio que has elegido.
Queda un ajuste más. Si lo que vas a sacar al vender un producto, descontados los costes de venderlo, queda por debajo de lo que te costó, la valoración baja a esa cantidad. La actualización de precios de referencia de 2026 obliga a revisar si algunos medicamentos que tienes en la farmacia tienen un valor neto realizable inferior a su coste.
Compras y abonos de las últimas semanas
Entre Navidad y Reyes los albaranes y las facturas no siempre llegan juntos, algo de lo que ya hablé en «Cuando la factura llega tarde, la decisión ya está tomada». Si un pedido entra el 30 de diciembre y lo cuentas, la compra también es de este año, aunque la factura venga con fecha de enero. Si cuentas la mercancía y dejas la compra para el año siguiente, el beneficio de este año sale inflado por ese importe.
Los rappels y abonos que el mayorista liquida en enero son de este año cuando el derecho a cobrarlos se ha generado con las compras del año y el importe se puede calcular con fiabilidad. Cómo cruzarlos con las facturas lo explico en «El descuento que no cobras no es ahorro».
Lo que necesita la asesoría
Lo ideal es hacer el recuento el 31 de diciembre o el primer día del año con la farmacia cerrada. Si se hace otro día, hay que conciliar todos los movimientos entre la fecha del recuento y el cierre del 31 de diciembre: ventas, entradas, devoluciones, bajas y mermas.
Antes de contar, retira los caducados, cierra las devoluciones y aparta el producto en depósito. Después cuenta todo, empezando por lo que más pesa en valor. Si tienes el stock clasificado por el método ABC, empieza por los productos A.
A la asesoría le hace falta el listado valorado a coste, indicando el criterio, con fecha y firma, y una relación aparte con los caducados retirados y su justificante, las devoluciones pendientes de abono, el producto en depósito con su acuerdo y los albaranes de los últimos días que aún no tienen factura.
Con todo eso se prepara el modelo 130 del cuarto trimestre, que se calcula con los datos acumulados del año. El 30 de enero de 2027 cae en sábado, así que el plazo general termina el lunes 1 de febrero. Si se domicilia el pago, el plazo acaba unos días antes.
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