Llevar la contabilidad de una oficina de farmacia no es lo mismo que llevar la de cualquier otro comercio.
Eres titular sanitario, trabajas con medicamentos sujetos a una fuerte regulación, operas con recetas del Sistema Nacional de Salud y, además, tributas en un régimen fiscal muy particular.
En este artículo quiero contarte, de forma clara y práctica, qué debes tener en cuenta en la contabilidad de tu farmacia para evitar sustos y poder tomar decisiones con datos fiables.
1. ¿Quién es “la empresa” a efectos contables?
En España, la oficina de farmacia:
- No puede ser una sociedad mercantil (S.L., S.A., etc.).
- El titular es persona física (empresario individual) o, en algunos casos, comunidad de bienes entre farmacéuticos.
Eso significa que:
- La contabilidad de la farmacia está vinculada directamente a tu NIF (o al de la comunidad de bienes).
- Lo que ocurra en la farmacia tiene impacto directo en tu IRPF y en tu patrimonio personal.
- No hay separación total “empresa / socio” como en una sociedad de capital, por lo que es todavía más importante distinguir bien tus gastos personales de los de la farmacia.
2. Contabilidad y libros obligatorios de la farmacia
Aunque muchas farmacias trabajan en estimación directa en IRPF, conviene pensar como una empresa organizada y mantener una contabilidad ordenada.
Libros y registros que deberías tener al día
- Libro de ingresos
Todas las ventas diarias: mostrador, recetas del SNS, mutualidades, seguros, etc. - Libro de gastos
Proveedores (COFARES y otros mayoristas), alquiler, suministros, personal, seguros, mantenimiento, servicios profesionales, etc. - Libro de bienes de inversión
Mobiliario, reforma del local, ordenadores, botiquín robotizado, etc.
Sirve para calcular correctamente las amortizaciones y no dejarte deducciones por el camino. - Control de existencias (stock)
Imprescindible para conocer el margen real de la farmacia y detectar:- productos que se venden poco,
- caducidades,
- diferencias entre inventario físico y teórico.
Aunque la normativa permita llevar solo libros “simplificados”, en la práctica una buena contabilidad te protege y te ayuda a ganar dinero, no solo a cumplir.
3. Particularidades contables de una oficina de farmacia
La farmacia tiene varias peculiaridades que conviene tratar bien en la contabilidad.
a) Ventas: mostrador, recetas y terceros
No es lo mismo:
- Ventas al contado en mostrador.
- Ventas a través de recetas del Sistema Nacional de Salud.
- Facturación a mutuas, aseguradoras y otras entidades.
Cada tipo de operación:
- tiene plazos de cobro distintos,
- puede llevar descuentos o ajustes,
- y afecta de forma diferente a tu tesorería.
En la contabilidad conviene separar los tipos de ingresos para saber:
- qué parte de las ventas cobras al momento,
- qué parte llevas “a crédito” con la Administración o con terceros,
- y cuánto tiempo tardas en cobrar realmente.
b) IVA y régimen especial
La actividad sanitaria tiene un trato especial en IVA y las oficinas de farmacia trabajan en régimen especial de recargo de equivalencia en las compras.
Eso implica, entre otras cosas:
- Tratar de forma correcta el IVA y el recargo en las facturas de proveedores.
- Reflejar bien el coste real de compra de los productos (precio + IVA + recargo).
- Tener claro qué parte de lo que pagas es gasto deducible a efectos de IRPF.
Una contabilización incorrecta de este punto puede hacer que:
- pagues más impuestos de los que te corresponden,
- o que la Administración te discuta deducciones si hay una comprobación.
c) Descuentos, rappels y bonificaciones de laboratorios
Otra peculiaridad importante:
- Descuentos por volumen,
- rappels de final de año,
- bonificaciones en especie,
- campañas promocionales de laboratorios.
Conviene registrarlos como lo que son: ingresos adicionales o menor coste de compra, no simplemente “ajustes” que se pierden en el camino.
Si los contabilizas bien:
- aumentan tu margen real,
- y mejoran el resultado de la farmacia sin necesidad de vender más unidades.
d) Personal y Seguridad Social
En la mayoría de farmacias, el gasto de personal es uno de los capítulos más importantes.
Conviene llevar un control separado de:
- Salarios del personal,
- Seguridad Social a cargo de la empresa,
- costes de guardias o refuerzos,
- posibles retribuciones variables.
Esto te permitirá:
- calcular tu punto de equilibrio,
- ver si la plantilla está dimensionada correctamente,
- y analizar si las subidas de ventas se traducen en mayor beneficio o se diluyen en costes.
4. ¿Qué errores contables son más habituales en farmacias?
En el día a día, veo una serie de errores que se repiten con frecuencia:
- Mezclar gastos personales con los de la farmacia
Pagos con la misma tarjeta, sin separar correctamente qué es deducible y qué no. - No llevar un inventario fiable de existencias
Se trabaja “a ojo” y al final del año el resultado contable no refleja la realidad. - No registrar bien los rappels y descuentos de proveedores
Se dejan fuera de la contabilidad o se registran de forma incorrecta, reduciendo artificialmente el beneficio. - No cuadrar los cobros de recetas y mutuas
Se da por hecho que “todo está bien” y no se revisan posibles diferencias con la Administración o con las entidades pagadoras. - Falta de coordinación entre contabilidad y fiscalidad
La contabilidad dice una cosa, las declaraciones de impuestos otra distinta, y eso genera riesgo en caso de inspección.
5. Qué aporta una contabilidad bien llevada a tu farmacia
Una buena contabilidad no es solo “papeles para Hacienda”. Te permite:
- Saber cuánto ganas de verdad cada mes, no solo cuánto entra en caja.
- Conocer qué líneas de producto son más rentables y cuáles te están restando margen.
- Detectar a tiempo problemas de tesorería (cobros de recetas, pagos a mayoristas, etc.).
- Planificar inversiones (reforma, robot, ampliación de almacén…) con datos reales.
- Dormir más tranquilo ante una posible revisión o inspección.
En una actividad tan regulada como la farmacia, la contabilidad es también una parte de tu seguridad profesional.
6. Cómo puedo ayudarte desde Valtai Asesores
Trabajo exclusivamente con oficinas de farmacia, y eso me permite:
- Hablar tu mismo lenguaje: recetas, mayoristas, stock, guardias, turnos, etc.
- Adaptar la contabilidad y los informes a lo que realmente necesita un titular:
- margen por líneas,
- evolución de ventas,
- comparativa anual,
- análisis de gastos.
Te puedo ayudar a:
- Ordenar la contabilidad de tu farmacia, aunque ahora mismo esté dispersa en bancos, papeles y hojas de cálculo.
- Revisar si estás aprovechando todas las deducciones posibles y si tu estructura contable es coherente con tu realidad fiscal.
- Implantar un sistema sencillo para que cada mes tengas una visión clara de:
- cuánto vendes,
- cuánto gastas,
- cuánto ganas,
- y qué puedes mejorar.
7. Próximo paso
Si quieres revisar cómo está ahora mismo la contabilidad de tu farmacia, sin compromiso, puedes:
- Escribirme por WhatsApp directamente,
- Contactar a través de la web,
- o llamarme y vemos tu caso concreto.
Una contabilidad bien llevada es la base para que tu farmacia sea rentable, segura y tranquila a nivel fiscal y económico. Si lo deseas, puedo acompañarte en todo ese proceso.