Contabilidad para oficinas de farmacia: qué necesitas tener bajo control
Llevar la contabilidad de una oficina de farmacia no es lo mismo que llevar la de cualquier otro comercio.
Eres titular sanitario, trabajas con medicamentos sujetos a una fuerte regulación, operas con recetas del Sistema Nacional de Salud y, además, tributas en un régimen fiscal muy particular.
En este artículo quiero contarte, de forma clara y práctica, qué debes tener en cuenta en la contabilidad de tu farmacia para evitar sustos y poder tomar decisiones con datos fiables.
1. ¿Quién es “la empresa” a efectos contables?
En España, la oficina de farmacia:
- No puede ser una sociedad mercantil (S.L., S.A., etc.).
- El titular es persona física (empresario individual) o, en algunos casos, comunidad de bienes entre farmacéuticos.
Eso significa que:
- La contabilidad de la farmacia está vinculada directamente a tu NIF (o al de la comunidad de bienes).
- Lo que ocurra en la farmacia tiene impacto directo en tu IRPF y en tu patrimonio personal.
- No hay separación total “empresa / socio” como en una sociedad de capital, por lo que es todavía más importante distinguir bien tus gastos personales de los de la farmacia.
2. Contabilidad y libros obligatorios de la farmacia
Aunque muchas farmacias trabajan en estimación directa en IRPF, conviene pensar como una empresa organizada y mantener una contabilidad ordenada.
Libros y registros que deberías tener al día
- Libro de ingresos
Todas las ventas diarias: mostrador, recetas del SNS, mutualidades, seguros, etc. - Libro de gastos
Proveedores (COFARES y otros mayoristas), alquiler, suministros, personal, seguros, mantenimiento, servicios profesionales, etc. - Libro de bienes de inversión
Mobiliario, reforma del local, ordenadores, botiquín robotizado, etc.
Sirve para calcular correctamente las amortizaciones y no dejarte deducciones por el camino. - Control de existencias (stock)
Imprescindible para conocer el margen real de la farmacia y detectar:- productos que se venden poco,
- caducidades,
- diferencias entre inventario físico y teórico.
Aunque la normativa permita llevar solo libros “simplificados”, en la práctica una buena contabilidad te protege y te ayuda a ganar dinero, no solo a cumplir.
3. Particularidades contables de una oficina de farmacia
La farmacia tiene varias peculiaridades que conviene tratar bien en la contabilidad.
a) Ventas: mostrador, recetas y terceros
No es lo mismo:
- Ventas al contado en mostrador.
- Ventas a través de recetas del Sistema Nacional de Salud.
- Facturación a mutuas, aseguradoras y otras entidades.
Cada tipo de operación:
- tiene plazos de cobro distintos,
- puede llevar descuentos o ajustes,
- y afecta de forma diferente a tu tesorería.
En la contabilidad conviene separar los tipos de ingresos para saber:
- qué parte de las ventas cobras al momento,
- qué parte llevas “a crédito” con la Administración o con terceros,
- y cuánto tiempo tardas en cobrar realmente.
b) IVA y régimen especial
La actividad sanitaria tiene un trato especial en IVA y las oficinas de farmacia trabajan en régimen especial de recargo de equivalencia en las compras.
Eso implica, entre otras cosas:
- Tratar de forma correcta el IVA y el recargo en las facturas de proveedores.
- Reflejar bien el coste real de compra de los productos (precio + IVA + recargo).
- Tener claro qué parte de lo que pagas es gasto deducible a efectos de IRPF.
Una contabilización incorrecta de este punto puede hacer que:
- pagues más impuestos de los que te corresponden,
- o que la Administración te discuta deducciones si hay una comprobación.
c) Descuentos, rappels y bonificaciones de laboratorios
Otra peculiaridad importante:
- Descuentos por volumen,
- rappels de final de año,
- bonificaciones en especie,
- campañas promocionales de laboratorios.
Conviene registrarlos como lo que son: ingresos adicionales o menor coste de compra, no simplemente “ajustes” que se pierden en el camino.
Si los contabilizas bien:
- aumentan tu margen real,
- y mejoran el resultado de la farmacia sin necesidad de vender más unidades.
d) Personal y Seguridad Social
En la mayoría de farmacias, el gasto de personal es uno de los capítulos más importantes.
Conviene llevar un control separado de:
- Salarios del personal,
- Seguridad Social a cargo de la empresa,
- costes de guardias o refuerzos,
- posibles retribuciones variables.
Esto te permitirá:
- calcular tu punto de equilibrio,
- ver si la plantilla está dimensionada correctamente,
- y analizar si las subidas de ventas se traducen en mayor beneficio o se diluyen en costes.
4. ¿Qué errores contables son más habituales en farmacias?
En el día a día, veo una serie de errores que se repiten con frecuencia:
- Mezclar gastos personales con los de la farmacia
Pagos con la misma tarjeta, sin separar correctamente qué es deducible y qué no. - No llevar un inventario fiable de existencias
Se trabaja “a ojo” y al final del año el resultado contable no refleja la realidad. - No registrar bien los rappels y descuentos de proveedores
Se dejan fuera de la contabilidad o se registran de forma incorrecta, reduciendo artificialmente el beneficio. - No cuadrar los cobros de recetas y mutuas
Se da por hecho que “todo está bien” y no se revisan posibles diferencias con la Administración o con las entidades pagadoras. - Falta de coordinación entre contabilidad y fiscalidad
La contabilidad dice una cosa, las declaraciones de impuestos otra distinta, y eso genera riesgo en caso de inspección.
5. Qué aporta una contabilidad bien llevada a tu farmacia
Una buena contabilidad no es solo “papeles para Hacienda”. Te permite:
- Saber cuánto ganas de verdad cada mes, no solo cuánto entra en caja.
- Conocer qué líneas de producto son más rentables y cuáles te están restando margen.
- Detectar a tiempo problemas de tesorería (cobros de recetas, pagos a mayoristas, etc.).
- Planificar inversiones (reforma, robot, ampliación de almacén…) con datos reales.
- Dormir más tranquilo ante una posible revisión o inspección.
En una actividad tan regulada como la farmacia, la contabilidad es también una parte de tu seguridad profesional.
6. Cómo puedo ayudarte desde Valtai Asesores
Trabajo exclusivamente con oficinas de farmacia, y eso me permite:
- Hablar tu mismo lenguaje: recetas, mayoristas, stock, guardias, turnos, etc.
- Adaptar la contabilidad y los informes a lo que realmente necesita un titular:
- margen por líneas,
- evolución de ventas,
- comparativa anual,
- análisis de gastos.
Te puedo ayudar a:
- Ordenar la contabilidad de tu farmacia, aunque ahora mismo esté dispersa en bancos, papeles y hojas de cálculo.
- Revisar si estás aprovechando todas las deducciones posibles y si tu estructura contable es coherente con tu realidad fiscal.
- Implantar un sistema sencillo para que cada mes tengas una visión clara de:
- cuánto vendes,
- cuánto gastas,
- cuánto ganas,
- y qué puedes mejorar.
7. Próximo paso
Si quieres revisar cómo está ahora mismo la contabilidad de tu farmacia, sin compromiso, puedes:
- Escribirme por WhatsApp directamente,
- Contactar a través de la web,
- o llamarme y vemos tu caso concreto.
Una contabilidad bien llevada es la base para que tu farmacia sea rentable, segura y tranquila a nivel fiscal y económico. Si lo deseas, puedo acompañarte en todo ese proceso.